WISSEN · HRM
HRM verstehen
Ein HRM-System (Human Resource Management) unterstützt die Verwaltung von Personalstammdaten, Zeitwirtschaft und Personalentwicklung. Es begleitet den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus von der Einstellung bis zum Austritt. Damit entlastet es die Personalabteilung von wiederkehrenden administrativen Aufgaben.
Überblick
HRM-Systeme haben sich von reinen Personalaktenverwaltungen zu Plattformen entwickelt, die Recruiting, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und Weiterbildung miteinander verbinden. Sie bündeln Informationen, die vorher oft in getrennten Listen oder Papierakten geführt wurden, an einer Stelle. Dadurch werden wiederkehrende Prozesse wie Urlaubsanträge oder Zielvereinbarungen standardisiert.
Gegenüber der Finanzbuchhaltung im ERP-System übernimmt HRM die vorgelagerte Verwaltung der Personaldaten, während die eigentliche Lohn- und Gehaltsabrechnung häufig in einem eigenen Modul oder System erfolgt, das über Schnittstellen angebunden wird. Von einem DMS unterscheidet sich HRM dadurch, dass es nicht primär Dokumente verwaltet, sondern Prozesse und Daten rund um Mitarbeitende steuert, wobei Personalakten oft dokumentenbasiert ergänzt werden.
Typische Ausgangslage ist eine wachsende Mitarbeiterzahl, bei der Excel-Listen und Papierformulare für Urlaub, Abwesenheiten oder Zeugnisse nicht mehr praktikabel sind. Auch der Wunsch nach einheitlicher Dokumentation von Personalgesprächen und Weiterbildungen sowie gesetzliche Nachweispflichten bei der Arbeitszeit sind häufige Auslöser für eine Einführung.
Die wichtigsten Funktionen
Personalstammdatenverwaltung
Verwaltet grundlegende Mitarbeiterdaten wie Vertragsdetails, Abteilung und Kontaktinformationen.
Zeiterfassung und Abwesenheiten
Erfasst Arbeitszeiten, Urlaub und Krankmeldungen und stellt Auswertungen dafür bereit.
Recruiting-Unterstützung
Begleitet Stellenausschreibungen, Bewerbungseingang und Auswahlprozess.
Personalentwicklung
Dokumentiert Zielvereinbarungen, Qualifikationen und Weiterbildungsmaßnahmen.
Organisationsmanagement
Bildet Abteilungsstrukturen, Positionen und Berichtslinien im Unternehmen ab.
Reporting im Personalbereich
Liefert Kennzahlen zu Fluktuation, Abwesenheiten und Personalkosten.
Welchen Nutzen Sie erwarten können
Worauf es bei der Auswahl ankommt
- Die Abdeckung landesspezifischer arbeitsrechtlicher Anforderungen ist bei mehreren Standorten von Bedeutung.
- Die Anbindung an bestehende Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme beeinflusst die Durchgängigkeit der Datenverarbeitung.
- Die Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeitende, etwa für Urlaubsanträge, wirken sich auf die Entlastung der Personalabteilung aus.
- Der Umgang mit sensiblen Personaldaten hinsichtlich Datenschutz sollte klar dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Die Flexibilität bei der Abbildung von Organisationsstrukturen betrifft Unternehmen mit komplexer Aufbauorganisation.
- Die Unterstützung mobiler Nutzung ist relevant, wenn Mitarbeitende nicht überwiegend am Schreibtisch arbeiten.
So läuft eine Einführung ab
- 1AnforderungsaufnahmeBestehende Personalprozesse und rechtliche Rahmenbedingungen werden erhoben.
- 2SystemauswahlAnforderungen werden mit verfügbaren Lösungen abgeglichen und Anbieter verglichen.
- 3KonfigurationOrganisationsstrukturen, Genehmigungswege und Zeitmodelle werden im System eingerichtet.
- 4DatenübernahmeBestehende Personalstammdaten werden geprüft, bereinigt und übernommen.
- 5Einführung und BegleitungMitarbeitende und Führungskräfte werden geschult, und die Nutzung wird nach dem Start beobachtet.
Kostentreiber
- Die Anzahl der verwalteten Mitarbeitenden beeinflusst den Umfang der Lizenzierung.
- Die Komplexität der Zeitmodelle und Abwesenheitsregelungen wirkt sich auf den Konfigurationsaufwand aus.
- Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordern zusätzliche Integrationsarbeit.
- Anpassungen für unterschiedliche Standorte mit abweichenden rechtlichen Anforderungen erhöhen den Aufwand.
- Schulungsaufwand für Führungskräfte und Mitarbeitende wirkt sich auf die Gesamtkosten aus.
Typische Fehler
- Unklare Zuständigkeiten bei der Datenpflege führen zu veralteten Personalstammdaten.
- Fehlende Berücksichtigung des Datenschutzes bei sensiblen Personaldaten kann rechtliche Risiken schaffen.
- Zu komplexe Genehmigungswege mindern die Akzeptanz der Selbstbedienungsfunktionen.
- Eine unzureichende Abstimmung mit der Lohnabrechnung führt zu Doppelarbeit bei der Datenpflege.
- Fehlende Einbindung von Führungskräften in die Einführung erschwert die spätere Nutzung im Alltag.
Begriffe kurz erklärt
- Personalakte
- Gesamtheit der dokumentierten Informationen zu einem Mitarbeiter über dessen Beschäftigungsdauer.
- Zeitwirtschaft
- Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten.
- Onboarding
- Strukturierter Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeitende zu Beginn ihrer Tätigkeit.
- Employee Self-Service
- Funktion, über die Mitarbeitende eigene Daten einsehen oder Anträge selbst stellen können.
- Organigramm
- Grafische Darstellung der Aufbauorganisation und der Berichtslinien im Unternehmen.
- Skill-Matrix
- Übersicht über Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeitenden im Vergleich zu Anforderungen.
Häufige Fragen
Ersetzt ein HRM-System die Lohnbuchhaltung?
Nein, in der Regel bereitet es die relevanten Daten auf und übergibt sie an ein spezialisiertes Abrechnungssystem. Beide Systeme werden meist über eine Schnittstelle verbunden.
Ab welcher Mitarbeiterzahl lohnt sich ein HRM-System?
Bereits bei mittleren zweistelligen Mitarbeiterzahlen wird die manuelle Verwaltung oft unübersichtlich. Entscheidend ist auch die Anzahl der Standorte und Regelungen.
Wie werden Datenschutzanforderungen berücksichtigt?
Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen für Personaldaten werden im System konfigurierbar hinterlegt. Die konkrete Ausgestaltung richtet sich nach den geltenden Vorgaben.
Können Mitarbeitende ihre Daten selbst pflegen?
Viele Systeme bieten Selbstbedienungsfunktionen für Adressänderungen, Urlaubsanträge oder Dokumenteneinsicht. Dies entlastet die Personalabteilung von Routineaufgaben.
Wie wird die Einführung für Führungskräfte gestaltet?
Führungskräfte werden meist gezielt in Genehmigungsprozesse und Auswertungen eingewiesen, da sie das System regelmäßig nutzen. Eine frühzeitige Einbindung erleichtert die Akzeptanz.
Welche Kennzahlen liefert ein HRM-System typischerweise?
Häufig ausgewertet werden Fluktuation, Abwesenheitsquoten und Auslastung nach Abteilungen. Diese Kennzahlen unterstützen die Personalplanung.
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