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BI verstehen
Ein BI-System (Business Intelligence) sammelt, verdichtet und visualisiert Unternehmensdaten aus verschiedenen Quellen. Es unterstützt Entscheidungsträger dabei, Entwicklungen zu erkennen und fundierte Entscheidungen auf Basis konsistenter Kennzahlen zu treffen. Im Mittelpunkt steht die verständliche Aufbereitung großer Datenmengen.
Überblick
BI-Systeme entstanden aus dem Bedarf, Daten aus verschiedenen Quellsystemen wie ERP, CRM oder Fachanwendungen zusammenzuführen und einheitlich auszuwerten. Sie bereiten Daten für Berichte, Dashboards und Analysen auf, ohne selbst operative Prozesse zu steuern. Damit ergänzen sie die Fachsysteme um eine übergreifende Auswertungsebene.
Im Unterschied zu einem ERP- oder CRM-System erzeugt ein BI-System keine originären Geschäftsvorgänge, sondern wertet die dort entstehenden Daten aus. Die Abgrenzung zu einfachen Tabellenkalkulationen liegt in der strukturierten Datenmodellierung und der Fähigkeit, große und heterogene Datenmengen konsistent zu verarbeiten. Zu klassischen Reporting-Funktionen innerhalb von Fachsystemen besteht eine Nähe, wobei BI-Systeme meist quellenübergreifend arbeiten.
Typischer Ausgangspunkt ist eine Situation, in der Kennzahlen aus verschiedenen Systemen manuell in Tabellen zusammengeführt werden müssen, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Auch der Wunsch nach einheitlichen Kennzahlendefinitionen über Abteilungsgrenzen hinweg sowie nach regelmäßigen, automatisierten Berichten sind häufige Beweggründe für die Einführung.
Die wichtigsten Funktionen
Datenintegration
Führt Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen in einer gemeinsamen Auswertungsgrundlage zusammen.
Datenmodellierung
Strukturiert Rohdaten so, dass sie konsistent und nachvollziehbar ausgewertet werden können.
Dashboards und Berichte
Stellt Kennzahlen visuell und regelmäßig aktualisiert für unterschiedliche Zielgruppen bereit.
Ad-hoc-Analysen
Ermöglicht es Fachanwendern, eigene Fragestellungen ohne technische Vorkenntnisse auszuwerten.
Kennzahlenverwaltung
Definiert und pflegt einheitliche Berechnungsgrundlagen für zentrale Kennzahlen.
Zugriffssteuerung auf Berichte
Regelt, welche Nutzergruppen welche Daten und Auswertungen einsehen dürfen.
Welchen Nutzen Sie erwarten können
Worauf es bei der Auswahl ankommt
- Die Anbindungsmöglichkeit an die vorhandenen Quellsysteme bestimmt den Integrationsaufwand maßgeblich.
- Die Eignung für die geplante Datenmenge und Aktualisierungsfrequenz sollte den tatsächlichen Anforderungen entsprechen.
- Die Bedienbarkeit für Fachanwender ohne technischen Hintergrund beeinflusst die praktische Nutzung.
- Die Möglichkeit zur mobilen Nutzung von Dashboards ist bei verteilten Führungsteams relevant.
- Die Flexibilität bei der Gestaltung eigener Auswertungen wirkt sich auf die langfristige Nutzbarkeit aus.
- Die Möglichkeiten zur Steuerung von Zugriffsrechten auf sensible Kennzahlen sollten den Anforderungen entsprechen.
So läuft eine Einführung ab
- 1BedarfsanalyseEs wird geklärt, welche Kennzahlen und Fragestellungen im Vordergrund stehen.
- 2Datenquellen festlegenRelevante Quellsysteme werden identifiziert und ihre Datenqualität geprüft.
- 3Datenmodell aufbauenEine konsistente Struktur für die Zusammenführung der Daten wird entwickelt.
- 4Dashboards erstellenBerichte und Visualisierungen werden gemäß den Anforderungen der Zielgruppen gestaltet.
- 5Einführung und WeiterentwicklungNutzer werden geschult, und die Auswertungen werden anhand des Feedbacks weiterentwickelt.
Kostentreiber
- Die Anzahl und Heterogenität der anzubindenden Datenquellen beeinflusst den Integrationsaufwand.
- Der Umfang der benötigten Datenmodellierung wirkt sich auf den Konzeptions- und Umsetzungsaufwand aus.
- Die Anzahl der Nutzer mit Zugriff auf Dashboards bestimmt einen Teil der Lizenzkosten.
- Die Komplexität der gewünschten Visualisierungen und Berichte erhöht den Gestaltungsaufwand.
- Laufende Pflege und Anpassung der Datenmodelle bei sich ändernden Anforderungen wirken sich auf die Folgekosten aus.
Typische Fehler
- Unklare Kennzahlendefinitionen führen zu widersprüchlichen Auswertungen zwischen Abteilungen.
- Eine unzureichende Datenqualität in den Quellsystemen überträgt sich direkt auf die Auswertungen.
- Zu viele parallele Dashboards ohne klare Priorisierung erschweren die Orientierung der Nutzer.
- Fehlende Einbindung der Fachbereiche bei der Definition der Kennzahlen mindert die Akzeptanz.
- Eine fehlende Pflege der Datenmodelle bei Prozessänderungen führt zu veralteten Auswertungen.
Begriffe kurz erklärt
- Dashboard
- Visuelle Übersicht mehrerer Kennzahlen und Diagramme auf einer Bildschirmoberfläche.
- Data Warehouse
- Zentrale Datenbank, in der Daten aus verschiedenen Quellsystemen für Auswertungen zusammengeführt werden.
- ETL
- Prozess des Extrahierens, Transformierens und Ladens von Daten aus Quellsystemen in ein Auswertungssystem.
- Kennzahl
- Verdichtete, quantitative Größe zur Bewertung eines betrieblichen Sachverhalts.
- Self-Service-BI
- Ansatz, bei dem Fachanwender eigenständig Auswertungen erstellen können, ohne auf die IT angewiesen zu sein.
- Drill-down
- Funktion, mit der von einer verdichteten Kennzahl in detailliertere Datenebenen gewechselt werden kann.
Häufige Fragen
Ersetzt ein BI-System die Berichte der Fachsysteme?
Nicht zwangsläufig, es ergänzt sie meist um eine quellenübergreifende und konsistente Sicht. Einzelne Detailberichte bleiben oft weiterhin im jeweiligen Fachsystem.
Wie viele Datenquellen sollten anfangs angebunden werden?
Ein überschaubarer Start mit den wichtigsten Quellen erleichtert den Aufbau eines stabilen Datenmodells. Weitere Quellen lassen sich schrittweise ergänzen.
Können Fachabteilungen eigene Auswertungen erstellen?
Viele BI-Systeme bieten Self-Service-Funktionen, mit denen Fachanwender eigene Auswertungen ohne Programmierkenntnisse erstellen können. Die zugrunde liegenden Daten sollten dabei zentral gepflegt sein.
Wie wichtig ist die Datenqualität für ein BI-System?
Sie ist entscheidend, da fehlerhafte Quelldaten unmittelbar zu falschen Auswertungen führen. Eine Prüfung der Datenqualität sollte vor der Modellierung erfolgen.
Wie oft werden Dashboards aktualisiert?
Die Aktualisierungsfrequenz richtet sich nach dem Anwendungsfall und reicht von Echtzeitdaten bis zu täglichen oder wöchentlichen Aktualisierungen. Sie sollte zum tatsächlichen Entscheidungsrhythmus passen.
Wie wird sichergestellt, dass Kennzahlen einheitlich verstanden werden?
Eine zentrale Dokumentation der Kennzahlendefinitionen und deren Berechnungslogik schafft eine gemeinsame Grundlage. Abstimmungen mit den Fachbereichen helfen, Missverständnisse zu vermeiden.
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