Das Problem gewachsener Strukturen
Gewachsene Dateiablagen entstehen selten durch eine bewusste Planung, sondern durch viele kleine Einzelentscheidungen unterschiedlicher Mitarbeitender über einen langen Zeitraum. Das Ergebnis sind uneinheitliche Ordnerbezeichnungen, mehrfach abgelegte Dokumentversionen und oft keine erkennbare Systematik mehr, die neuen Mitarbeitenden eine Orientierung ermöglicht. Bevor eine Migration technisch angegangen wird, lohnt sich deshalb eine ehrliche Bestandsaufnahme, wie groß das Problem tatsächlich ist und welche Bereiche am dringendsten bereinigt werden müssen.
Bestandsaufnahme vor der Migration
Eine strukturierte Bestandsaufnahme bildet die Grundlage jeder erfolgreichen Migration und sollte deutlich mehr Zeit einnehmen, als viele Projektpläne zunächst vorsehen. Ziel ist es, ein realistisches Bild davon zu bekommen, wie viele Dokumente, welcher Art und in welchem Zustand tatsächlich migriert werden müssen.
- Analyse des Datenvolumens und der Dateitypen je Abteilung
- Identifikation von Dubletten und offensichtlich veralteten Dokumenten
- Klärung von Zuständigkeiten für unklare oder verwaiste Ordner
- Abgleich mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zur Priorisierung
Bereinigen statt komplett übernehmen
Eine der wichtigsten Entscheidungen im Migrationsprojekt ist, ob wirklich alle vorhandenen Dateien unverändert in das neue System übernommen werden sollen. In den meisten Fällen ist es sinnvoller, offensichtlich veraltete, doppelte oder nicht mehr benötigte Dokumente vor der Migration auszusortieren, anstatt die Unordnung digital fortzuschreiben. Diese Bereinigung sollte jedoch mit Bedacht erfolgen und nicht dazu führen, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen versehentlich entfernt werden. Ein dokumentiertes Vorgehen mit klaren Kriterien für Löschung oder Übernahme schützt vor Fehlentscheidungen unter Zeitdruck.
Neue Struktur und Metadaten definieren
Bevor Dateien migriert werden, sollte die Zielstruktur im DMS feststehen, einschließlich der verwendeten Metadatenfelder und der Aktenlogik. Eine gute Zielstruktur orientiert sich an den tatsächlichen Arbeitsprozessen und nicht an der historisch gewachsenen Ordnerhierarchie, die migriert werden soll.
- Definition einheitlicher Aktenarten und Kategorien vor der Migration
- Festlegung verpflichtender Metadatenfelder je Dokumenttyp
- Abstimmung der Struktur mit den Fachabteilungen vor dem Rollout
- Testmigration eines kleinen Datensatzes zur Validierung der Struktur
Technische Durchführung der Migration
Für die eigentliche technische Migration bieten die meisten DMS-Anbieter Werkzeuge zum Massenimport an, die Metadaten aus Ordnernamen, Dateinamen oder begleitenden Tabellen ableiten können. Der Erfolg dieser automatisierten Zuordnung hängt stark von der Konsistenz der ursprünglichen Ablage ab, weshalb bei sehr uneinheitlichen Strukturen ein höherer manueller Nacharbeitungsaufwand einzuplanen ist. Eine schrittweise Migration nach Abteilungen oder Dokumentarten reduziert das Risiko gegenüber einer Big-Bang-Migration und erlaubt es, aus den ersten Schritten zu lernen.
Nach der Migration: Altsystem und Übergangsphase
Nach Abschluss der Migration sollte festgelegt werden, wie lange das alte Ablagesystem noch parallel zugänglich bleibt, um im Bedarfsfall auf nicht migrierte oder fehlerhaft übertragene Dokumente zugreifen zu können. Eine unbefristete Parallelnutzung führt jedoch häufig dazu, dass Mitarbeitende weiterhin im alten System arbeiten und die Migration ihren Zweck verfehlt.
- Klar kommuniziertes Enddatum für den Zugriff auf das Altsystem
- Stichprobenartige Prüfung migrierter Dokumente auf Vollständigkeit
- Schulung der Mitarbeitenden zur neuen Ablagelogik vor dem Stichtag
Fazit
Die Migration gewachsener Dateiablagen in ein DMS ist mehr als ein technischer Kopiervorgang, sie ist die Gelegenheit, Struktur und Ordnung dauerhaft zu verbessern. Eine gründliche Bestandsaufnahme, eine bewusste Bereinigung und eine klar definierte Zielstruktur entscheiden maßgeblich darüber, ob das neue System langfristig akzeptiert wird oder die alten Probleme nur an neuer Stelle fortbestehen.
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