Ausgangslage: Formatvielfalt bei Eingangsrechnungen
Auch nach Einführung der E-Rechnungspflicht kommen in der Praxis noch verschiedene Formate im Posteingang an, von strukturierten XML-Formaten über hybride Formate mit eingebettetem PDF bis hin zu klassischen Papier- oder Bildbelegen von Lieferanten, die noch nicht vollständig umgestellt haben. Ein DMS für die Eingangsrechnungsverarbeitung muss deshalb in der Lage sein, unterschiedliche Formate parallel zu verarbeiten, ohne dass für jedes Format ein eigener manueller Prozess entsteht. Die Fähigkeit, strukturierte Daten automatisch auszulesen und unstrukturierte Belege über Texterkennung anzureichern, ist dabei ein zentrales Unterscheidungsmerkmal zwischen den am Markt verfügbaren Lösungen.
Aufbau eines strukturierten Workflows
Ein belastbarer Eingangsrechnungs-Workflow gliedert sich typischerweise in mehrere klar getrennte Schritte, die jeweils nachvollziehbar protokolliert werden. Vom Empfang über die automatisierte Erfassung bis zur Freigabe und Kontierung sollte jeder Schritt im DMS abgebildet und mit einer Zuständigkeit versehen sein.
- Zentraler Posteingang für E-Mail, Portal und Papierbelege mit automatischer Formaterkennung
- Validierung strukturierter Daten gegen Pflichtangaben wie Steuernummer und Leistungsdatum
- Automatischer Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen, sofern vorhanden
- Digitale Freigabekette mit hinterlegten Vertretungsregelungen und Eskalationsfristen
- Übergabe an die Buchhaltung mit vollständigen Kontierungsvorschlägen
Automatisierung und ihre Grenzen
Strukturierte E-Rechnungsformate erlauben eine weitgehend automatische Übernahme der Rechnungsdaten, da die relevanten Felder maschinenlesbar hinterlegt sind. Bei Papier- oder Bildbelegen bleibt dagegen eine Restfehlerquote bestehen, die durch eine Prüfung im Vier-Augen-Prinzip abgefangen werden sollte. Unternehmen unterschätzen häufig, dass auch bei hohem Automatisierungsgrad Ausnahmefälle wie Gutschriften, Teillieferungen oder abweichende Steuersätze eine manuelle Nachbearbeitung erfordern. Ein guter Workflow sieht deshalb definierte Eskalationspfade für solche Ausnahmen vor, statt sie im automatisierten Prozess untergehen zu lassen.
Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung
Der Nutzen eines Eingangsrechnungs-Workflows hängt maßgeblich davon ab, wie reibungslos die Übergabe an das Finanzbuchhaltungssystem funktioniert. Idealerweise werden Rechnungskopf- und Positionsdaten inklusive Kontierung automatisch übergeben, sodass in der Buchhaltung keine erneute manuelle Erfassung notwendig ist.
- Standardisierte Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungs- und ERP-Systemen
- Rückmeldung des Buchungsstatus an das DMS zur Nachvollziehbarkeit
- Konsistente Belegnummernvergabe über beide Systeme hinweg
- Automatischer Abgleich offener Posten mit dem Zahlungslauf
Compliance-Anforderungen im Workflow verankern
Der Eingangsrechnungs-Workflow berührt unmittelbar die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung, da jede Rechnung ab dem Eingang unveränderbar dokumentiert werden muss. Prüf- und Freigabeschritte sollten deshalb so gestaltet sein, dass sie den ursprünglichen Beleg nicht überschreiben, sondern als eigenständige Verarbeitungsschritte protokolliert werden.
- Trennung von Originalbeleg und internen Prüfvermerken
- Vollständige Protokollierung von Freigaben inklusive Zeitpunkt und Person
- Automatische Fristenkontrolle für Skonto- und Zahlungsziele
Typische Einführungsfehler
Bei der Einführung eines neuen Workflows treten häufig ähnliche Probleme auf, die sich mit sorgfältiger Planung vermeiden lassen. Dazu zählt insbesondere die Unterschätzung des Aufwands für die Pflege von Stammdaten wie Lieferantenkonten und Kontierungsvorschlägen, ohne die eine Automatisierung nur eingeschränkt funktioniert. Ebenso wird oft zu spät geklärt, wie mit Rechnungen von Lieferanten umgegangen wird, die noch nicht auf E-Rechnung umgestellt haben, was zu inkonsistenten Prozessen führen kann.
Fazit
Ein gut aufgesetzter Eingangsrechnungs-Workflow verbindet die Anforderungen der E-Rechnungspflicht mit einer effizienten, nachvollziehbaren Bearbeitung im DMS. Wer die Formatvielfalt frühzeitig einplant, klare Freigabeprozesse definiert und die Schnittstelle zur Buchhaltung sauber gestaltet, reduziert manuellen Aufwand und schafft gleichzeitig die Grundlage für eine revisionssichere Dokumentation.
KOSTENLOSES KI-RANKING
Passende DMS-Anbieter finden
Starten Sie den neutralen Vergleich in wenigen Minuten – kostenlos und unverbindlich.
Unverbindlich & schnell