Warum die Anzahl lesender Nutzer oft unterschätzt wird
In der Konzeptionsphase eines BI-Projekts liegt der Fokus meist auf den Personen, die Berichte erstellen, während die Zahl der reinen Betrachter erst später wächst. Wenn sich ein Dashboard bewährt, wollen zunehmend mehr Abteilungen und Führungsebenen Zugriff erhalten, oft deutlich mehr Personen als ursprünglich geplant.
Wird das Lizenzmodell nicht von Anfang an mit Blick auf diese Wachstumsdynamik geprüft, kann eine erfolgreiche Einführung paradoxerweise zu unerwartet steigenden Kosten führen, weil jeder zusätzliche Betrachter zu Buche schlägt.
Unterschiedliche grundsätzliche Lizenzmodelle
BI-Anbieter verfolgen unterschiedliche Ansätze, wie sie Nutzung und Lizenzkosten verknüpfen. Diese Modelle wirken sich sehr unterschiedlich aus, je nachdem, wie viele Personen nur Berichte ansehen und wie viele aktiv Analysen erstellen.
- Named User pro Person, unabhängig von der Nutzungsintensität
- Getrennte, günstigere Lizenzklasse für reine Betrachter ohne Erstellungsrechte
- Kapazitätsbasierte Modelle, die an Rechenleistung statt Nutzerzahl gekoppelt sind
- Nutzungsbasierte Abrechnung nach Abfragen oder Datenvolumen
Was bei der Prüfung eines Lizenzmodells zu beachten ist
Eine realistische Einschätzung erfordert, die erwartete Nutzerzahl über mehrere Jahre und nicht nur zum Startzeitpunkt zu betrachten. Auch saisonale oder projektbezogene Schwankungen in der Nutzerzahl sollten berücksichtigt werden, wenn ein Modell nicht flexibel skaliert.
- Erwartete Entwicklung der Nutzerzahl über einen mehrjährigen Zeitraum
- Anteil reiner Betrachter im Verhältnis zu aktiven Berichtserstellern
- Flexibilität des Modells bei kurzfristigen Nutzerschwankungen
- Umgang mit externen Nutzern wie Kunden oder Partnern in Berichten
Kapazitätsbasierte Modelle als Alternative
Kapazitätsbasierte Modelle koppeln die Kosten an bereitgestellte Rechenleistung statt an die Anzahl der Nutzer. Das kann bei sehr vielen lesenden Nutzern wirtschaftlicher sein, erfordert aber ein Verständnis dafür, wie sich Abfragelast auf die benötigte Kapazität auswirkt.
Ohne dieses Verständnis besteht das Risiko, dass die tatsächlich benötigte Kapazität bei intensiver Nutzung unterschätzt wird und im Betrieb nachträglich teuer erhöht werden muss.
Verhandlungsspielräume bei großen Nutzerzahlen
Bei einer größeren Anzahl geplanter Betrachter lohnt es sich, mit Anbietern gezielt über Staffelpreise oder Sonderkonditionen für reine Betrachterlizenzen zu verhandeln. Anbieter haben hier häufig mehr Spielraum, als die Standardpreisliste vermuten lässt, insbesondere bei mehrjährigen Verträgen.
Praktisches Vorgehen bei der Bedarfsermittlung
Vor der Anbieterauswahl sollte eine realistische Schätzung erfolgen, wie viele Personen in welchen Rollen künftig Zugriff benötigen, unterteilt nach reinen Betrachtern und aktiven Erstellern. Diese Schätzung bildet die Grundlage, um verschiedene Lizenzmodelle vergleichbar zu bewerten, statt nur den Einstiegspreis zu betrachten.
Fazit
Lizenzmodelle für BI-Tools unterscheiden sich erheblich darin, wie sie mit rein lesenden Nutzern umgehen, und diese Unterschiede wirken sich bei wachsender Verbreitung im Unternehmen deutlich auf die Gesamtkosten aus. Eine realistische Schätzung der künftigen Nutzerzahlen, unterteilt nach Rollen, sollte deshalb fester Bestandteil der Anbieterauswahl sein. Wer diese Prüfung vernachlässigt, riskiert, dass eine erfolgreiche Einführung durch unerwartet steigende Lizenzkosten ausgebremst wird.
KOSTENLOSES KI-RANKING
Passende BI-Anbieter finden
Starten Sie den neutralen Vergleich in wenigen Minuten – kostenlos und unverbindlich.
Unverbindlich & schnell