Datenmigration bei ERP-Einführungen: Altdaten sauber übernehmen

Warum Datenmigration häufig unterschätzt wird

In vielen Projektplänen wird die Datenmigration als technischer Nebenschritt behandelt, obwohl sie erfahrungsgemäß zwischen 15 und 25 Prozent des Gesamtaufwands einer ERP-Einführung ausmacht. Die Ursache liegt meist darin, dass gewachsene Altsysteme über Jahre unterschiedliche Erfassungslogiken, Dubletten und inkonsistente Feldbelegungen angesammelt haben, die im alten System nie stören, im neuen System aber zu Fehlern führen.

Datenbestand analysieren, bevor migriert wird

Vor der eigentlichen Migration sollte eine Datenanalyse klären, wie viele Datensätze in Stammdaten wie Kunden, Lieferanten und Artikeln überhaupt aktiv genutzt werden, da erfahrungsgemäß ein erheblicher Anteil der Datensätze in Altsystemen seit Jahren inaktiv ist. Diese Analyse liefert auch die Grundlage für die Entscheidung, welche Daten überhaupt migriert und welche archiviert werden.

• checkNutzungshäufigkeit von Stammdaten der letzten 24 bis 36 Monate auswerten
• checkDubletten anhand von Namen, Adressen und Steuernummern identifizieren
• checkPflichtfelder des neuen Systems mit vorhandenen Datenfeldern abgleichen

Datenbereinigung als eigener Arbeitsschritt

Die Bereinigung von Dubletten, veralteten Adressen und inkonsistenten Artikelbezeichnungen sollte als eigener Arbeitsschritt mit klar zugeordneten Verantwortlichen aus den Fachbereichen geplant werden, nicht als Nebenaufgabe der IT. Fachbereiche kennen die inhaltliche Bedeutung von Datensätzen häufig besser als die IT-Abteilung und können Auffälligkeiten schneller einordnen.

Migrationsstrategie: Big Bang oder stufenweise

Bei der Big-Bang-Migration werden alle Daten zu einem festen Stichtag übernommen, was den Vorteil eines klaren Schnitts bietet, jedoch ein höheres Risiko birgt, falls Fehler erst nach dem Go-Live auffallen. Eine stufenweise Migration, etwa zunächst Stammdaten und später Bewegungsdaten, verlängert den Übergangszeitraum, verringert dafür aber das Risiko eines vollständigen Produktionsstillstands.

Testmigrationen und Validierung

Vor dem produktiven Umzug sollten mindestens zwei bis drei vollständige Testmigrationen durchgeführt werden, bei denen Fachanwender die übernommenen Daten stichprobenartig gegen das Altsystem prüfen. Bewährt hat sich, für jede Datenkategorie eine feste Anzahl an Kontrollstichproben festzulegen und Abweichungen systematisch zu dokumentieren, statt sich auf Einzelmeldungen zu verlassen.

• checkMindestens zwei Testläufe vor dem produktiven Umzugstermin
• checkFeste Stichprobengröße je Datenkategorie definieren
• checkAbweichungen mit Ursache und Korrektur dokumentieren

Umgang mit historischen Bewegungsdaten

Nicht jede historische Buchung oder jeder alte Auftrag muss vollständig ins neue System übertragen werden, häufig genügt eine aggregierte Übernahme mit Verweis auf ein Archivsystem für Detailauskünfte. Diese Entscheidung sollte mit Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung abgestimmt werden, um Aufbewahrungspflichten nicht zu verletzen.

Nach dem Go-Live: Nachkontrolle einplanen

Auch nach sorgfältiger Migration zeigen sich in den ersten Wochen typischerweise vereinzelte Datenfehler, etwa bei selten genutzten Sonderkonditionen. Ein fest eingeplanter Nachkontrollzeitraum von vier bis sechs Wochen mit klaren Meldewegen für Fachanwender verhindert, dass sich solche Fehler unbemerkt in laufenden Prozessen festsetzen.

Fazit

Datenmigration ist kein rein technischer Umzug, sondern ein inhaltlicher Bereinigungsprozess, der Fachwissen aus den Abteilungen erfordert. Wer ausreichend Zeit für Analyse, Bereinigung und Testläufe einplant, reduziert das Risiko von Störungen nach dem Produktivstart erheblich.