ERP-Auswahl in 7 Schritten: strukturiert zur passenden Lösung

Schritt 1: Ist-Prozesse und Ziele dokumentieren

Bevor überhaupt ein Anbieter angesprochen wird, sollten die bestehenden Kernprozesse in Beschaffung, Produktion, Lager und Finanzen aufgenommen werden. Dabei zeigt sich meist, dass viele Abläufe historisch gewachsen sind und in Excel-Listen oder Zuruf-Kommunikation enden. Wichtig ist, nicht nur den Soll-Zustand zu beschreiben, sondern auch die tatsächlich gelebte Praxis samt Ausnahmen. Aus dieser Bestandsaufnahme lassen sich messbare Ziele ableiten, etwa eine Reduktion der Durchlaufzeit im Auftragsprozess um 20 bis 30 Prozent.

Parallel dazu lohnt sich ein Blick auf die mittelfristige Unternehmensstrategie, etwa geplante Standorterweiterungen oder neue Vertriebskanäle. Ein System, das nur die heutigen Anforderungen abdeckt, verursacht in drei bis fünf Jahren erneut Anpassungskosten.

Schritt 2: Anforderungen priorisieren

Aus der Prozessaufnahme entsteht ein Anforderungskatalog, der typischerweise zwischen 150 und 400 Einzelpunkte umfasst. Ohne Priorisierung führt das in Auswahlgesprächen zu endlosen Diskussionen über Nebensächlichkeiten. Bewährt hat sich eine Einteilung in Muss-, Soll- und Kann-Kriterien, wobei die Muss-Kriterien wirklich nur die Punkte enthalten sollten, ohne die ein Betrieb nicht funktioniert.

• checkMuss-Kriterien: gesetzlich vorgeschrieben oder betriebsnotwendig ohne Alternative
• checkSoll-Kriterien: deutlicher Effizienzgewinn, aber mit Workaround überbrückbar
• checkKann-Kriterien: komfortsteigernd, aber verzichtbar
• checkJede Anforderung mit Fachbereich und Verantwortlichem verknüpfen

Schritt 3: Marktübersicht und Vorauswahl

Auf Basis der Muss-Kriterien lässt sich der Markt auf eine Longlist von etwa acht bis zwölf Anbietern eingrenzen. Kriterien für diese erste Sichtung sind Branchenerfahrung, Unternehmensgröße des Anbieters im Verhältnis zur eigenen und die technologische Basis der Lösung. Aus der Longlist wird anhand eines kurzen Fragebogens eine Shortlist von drei bis fünf Anbietern gebildet, die in die vertiefte Prüfung gehen.

Schritt 4: Individuelle Präsentationen statt Standarddemos

Standardpräsentationen der Anbieter zeigen fast immer die stärksten Funktionen und verschweigen Schwächen. Deutlich aussagekräftiger sind szenariobasierte Workshops, in denen der Anbieter anhand realer Beispiele aus dem eigenen Unternehmen vorführen muss, etwa einen konkreten Kundenauftrag mit Sonderkonditionen und Teillieferung. Diese Workshops sollten mit denselben Personen besetzt sein, die später täglich mit dem System arbeiten, nicht nur mit der IT-Leitung.

Aus der Erfahrung vieler Projekte zeigt sich, dass Anbieter, die sich gegen szenariobasierte Vorführungen sträuben, in der Umsetzung häufig mit größerem Anpassungsaufwand kalkulieren als angegeben.

• checkEigene Testdaten und Beispielfälle mitbringen statt Demodaten des Anbieters nutzen
• checkMindestens einen Prozess mit Ausnahmefall durchspielen lassen
• checkAntwortzeiten und Bedienbarkeit im Livesystem beobachten, nicht nur in Folien

Schritt 5: Referenzen und Implementierungspartner prüfen

Ein Referenzgespräch ist nur dann aussagekräftig, wenn es ohne Anwesenheit des Anbieters stattfindet und konkrete Fragen zu Verzögerungen, Nacharbeiten und tatsächlichem Support-Verhalten stellt. Ebenso wichtig ist die Prüfung des konkreten Implementierungspartners vor Ort, da dessen Branchenerfahrung und Teamgröße oft entscheidender sind als der Softwarehersteller selbst.

• checkMindestens zwei Referenzkunden aus vergleichbarer Branche und Größe kontaktieren
• checkNach dem tatsächlichen Projektverlauf im Vergleich zum Angebot fragen
• checkVerfügbarkeit und Reaktionszeiten des Supports konkret erfragen

Schritt 6: Kosten über die gesamte Laufzeit vergleichen

Angebote unterscheiden sich stark darin, was in der Lizenz- oder Abonnementgebühr enthalten ist. Ein belastbarer Vergleich berücksichtigt Lizenzen oder Nutzungsgebühren, Implementierung, Schulung, Datenmigration, Schnittstellen sowie laufende Wartung über einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren. In der Praxis liegen die Folgekosten für Anpassungen und Schnittstellen häufig zwischen 15 und 40 Prozent der ursprünglichen Projektsumme, wenn diese nicht vorab vertraglich fixiert wurden.

Schritt 7: Entscheidung dokumentieren und Vertrag verhandeln

Die finale Entscheidung sollte anhand der zuvor festgelegten Kriterien nachvollziehbar dokumentiert werden, auch um spätere Diskussionen im Unternehmen zu vermeiden. Im Vertrag sind Leistungsumfang, Meilensteine, Abnahmekriterien und Reaktionszeiten im Supportfall konkret festzuhalten, statt sich auf allgemeine Formulierungen zu verlassen.

Fazit

Ein strukturierter Auswahlprozess kostet zunächst Zeit, verhindert aber die deutlich teureren Folgen einer Fehlentscheidung. Wer Anforderungen sauber priorisiert, Anbieter anhand realer Szenarien testet und Referenzen unabhängig prüft, reduziert das Projektrisiko erheblich. Die Investition von wenigen Wochen in Vorbereitung zahlt sich über die gesamte Nutzungsdauer des Systems aus.