Was eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung unterscheidet
Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das automatisiert verarbeitet werden kann, etwa im XML-basierten Format XRechnung oder als hybrides Format wie ZUGFeRD, das Bilddarstellung und strukturierte Daten kombiniert. Eine reine PDF-Datei per E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn sie inhaltlich alle Angaben enthält, da sie nicht automatisiert ausgelesen werden kann.
Empfangspflicht und Ausstellungspflicht unterscheiden
Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich betrifft grundsätzlich alle Unternehmen und ist von der Pflicht zur Ausstellung zu unterscheiden, für die abgestufte Übergangsfristen gelten, unter anderem abhängig vom Vorjahresumsatz. Unternehmen sollten daher zunächst sicherstellen, dass ihr ERP-System eingehende E-Rechnungen technisch verarbeiten und archivieren kann, unabhängig davon, wann die eigene Ausstellungspflicht greift.
- Empfang strukturierter Rechnungen technisch sicherstellen, unabhängig von Unternehmensgröße
- Eigene Ausstellungspflicht anhand der geltenden Übergangsfristen prüfen
- Bestehende Rechnungsprozesse mit Steuerberatung abstimmen
Technische Anforderungen an das ERP-System
Ein ERP-System benötigt für die E-Rechnung mindestens ein Modul zur Erzeugung strukturierter Datensätze im geforderten Format, eine Validierungsfunktion gegen das jeweilige Schema sowie eine revisionssichere Archivierung der Originaldaten. Viele ältere ERP-Versionen unterstützen dies nur über Zusatzmodule oder externe Konverter, was zusätzliche Schnittstellen und Testaufwand bedeutet.
Archivierung und GoBD-konforme Aufbewahrung
Elektronische Rechnungen müssen im ursprünglichen, unveränderten Format archiviert werden, ein reiner Ausdruck oder eine Konvertierung in ein anderes Format reicht nicht aus. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in Deutschland in der Regel zehn Jahre, wobei auch die Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungsschritte dokumentiert sein muss.
- Originalformat unverändert archivieren, keine reine PDF-Konvertierung
- Zugriff und Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherstellen
- Verarbeitungsprotokolle für Prüfungen vorhalten
Auswirkungen auf bestehende Schnittstellen
Unternehmen, die Rechnungsdaten aus dem ERP an Kunden- oder Lieferantenportale übermitteln, müssen prüfen, ob diese Schnittstellen die neuen Formate unterstützen. Häufig zeigt sich in Tests, dass Sonderzeichen, Rabattstrukturen oder mehrstufige Steuersätze in der automatisierten Umwandlung fehlerhaft abgebildet werden, was vor dem produktiven Einsatz mit echten Testfällen abgeglichen werden sollte.
Organisatorische Vorbereitung im Unternehmen
Neben der technischen Umsetzung sollten Mitarbeitende in Buchhaltung und Vertrieb informiert werden, wie mit Fehlermeldungen bei ungültigen Rechnungsformaten umzugehen ist, da automatisierte Prüfungen fehlerhafte Rechnungen zurückweisen können, bevor sie den Empfänger erreichen. Ein klarer interner Eskalationsweg verhindert, dass Rechnungen unbemerkt liegen bleiben.
Zeitplan für die Umstellung
Ein realistischer Zeitplan sieht vor, zunächst die Empfangsfähigkeit zu testen, anschließend die Ausstellung für einen begrenzten Kundenkreis zu pilotieren und erst danach die vollständige Umstellung vorzunehmen. Erfahrungsgemäß dauert allein die technische Anpassung inklusive Testphase zwischen sechs und zwölf Wochen, abhängig von der Komplexität der bestehenden Schnittstellenlandschaft.
Fazit
Die elektronische Rechnung ist keine reine IT-Fußnote, sondern verändert Prozesse in Buchhaltung, Vertrieb und Archivierung spürbar. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, ob ihr ERP-System die technischen Anforderungen erfüllt, und die Umstellung mit ausreichend Testzeit planen, statt sie kurz vor Ablauf der jeweiligen Frist umzusetzen.
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